Cómo disminuir el uso del papel en una empresa
Disminuir la cantidad de papel que se consume en una empresa es una necesidad tanto para las cuentas de ésta, como para el medio ambiente. La gestión documental digitalizada mejora también la imagen de la empresa ya que se convierte en mucho más sostenible.
Cada persona suele utilizar año 500.760 hojas de papel, lo que se traduce en la destrucción de 59 árboles en este período. Además, la fabricación de mil kilos de papel supone un gasto de 100.000 litros de agua que no se consumen para beber, cocinar, etc. Tanto los árboles como el agua son recursos naturales escasos que debemos aprovechar y cuidar ya que cuando se van nunca vuelven.
Las empresas deben ser conscientes de este hecho y seguir prácticas de gestión documental que conlleven la reducción del uso del papel. Por ejemplo, se puede evitar imprimir cualquier notificación; reutilizar el papel, escribirpor las dos caras; y reciclar todo el papel, cartón, etc. que se utilice.
En las empresas la gestión documental genera mucho volumen de papel sobre todo por la facturación, tanto la que se debe pagar a los proveedores como la que se debe cobrar a los clientes. Una manera de reducir considerablemente el papel es, por tanto, la factura electrónica. La Administración Pública ha sido un ejemplo en este asunto ya que desde enero del año pasado, las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas, a través de su programa factura-e.
Actualmente las facturas electrónicas tienen el mismo valor que las de papel, así que ya no hay excusas para guardar el papel. Además de un gasto, es una duplicación de documentos y ocupa espacio.
La documentación interna que genera una empresa también es causa de la sobre utilización del papel. Las notas que se pasan los colegas, las agendas o la información que se da a los clientes aún dependen mucho del papel. Para solucionar este tema se debe tener un gestor documental que nos permita gestionar el ciclo de vida de un documento, desde su apertura, las modificaciones, consultas, archivado y en su caso, la destrucción.
Esta gestión documental reduce el tiempo de búsqueda de un documento y permite también automatizar gestiones como por ejemplo avisos de los horarios de los empleados o vacaciones.
Por último cabe recordar que la gestión documental es cada vez una cuestión más importante y delicada debido a la Ley Orgánica de Protección de Datos Ley Orgánica 15/1999, que en su última modificación es más estricta con los datos tanto de empresas como de particulares.
