Los errores más comunes en la facturación de las empresas

Cualquier fallo presente en el proceso de facturación de una empresa transmitirá una imagen a la clientela de falta de  profesionalidad y seriedad, por no decir que a la competencia la realzaremos notablemente. Pero no solo esto, la gestión de nuestro negocio se convertirá en una selva donde será difícil encontrar dónde está cada cosa. Los nuevos tiempos han permitido que las tecnologías se pongan al servicio de las empresas y asesorías, especialmente facilitándoles las labores de gestión diaria pero ¿cuáles son los errores más comunes que cometemos y que deberíamos evitar?

• Enviar la factura a la persona o al departamento equivocado: Un error muy frecuente si trabajas con varios clientes, corriendo el riesgo de infringir alguna cláusula de privacidad del contrato firmado por difundir información confidencial.
• Descuidar los datos de identificación: Esa falta de información (datos del cliente, fecha de emisión, etc.) invalidará al documento. En otro orden, la numeración deberá ser correlativa, es decir, no se admitirán facturas de numeraciones posteriores que tuviesen una fecha de emisión anterior o una numeración independiente para cada mes del año.
• No desglosar los conceptos: Podemos introducir el nivel de detalle que estimemos oportuno para cada factura. Lo importante es que tanto nosotros como nuestro cliente sepamos con exactitud qué se está pagando.
• No revisar antes de enviar: Corriendo el riesgo de cometer faltas de ortografías, fallos en la elección de la moneda o no revisar los cálculos realizados.
• No facturar lo antes posible: Si enviamos la factura con demasiada prontitud aumentarán las probabilidades de cobrarla puntualmente, aunque correremos el riesgo de haber cometido errores. ¡Revisa punto por punto y cumple con los plazos para no tener que esperar después demasiado para cobrar!
• No utilizar fechas de vencimiento: Aunque la mandemos a tiempo, en la factura siempre deberá especificarse cuándo esperamos cobrarla. Lo ideal es indicar una fecha concreta, pero nunca emplear expresiones genéricas para evitar malentendidos (por ejemplo, abonar en el plazo de una semana).
• No hacer un seguimiento de los pagadores más rezagados: Aunque estén fijados los plazos, nunca deberás fiarte al 100% de tu cliente. ¡Supervisa su actividad y los pagos. Cobrar es nuestra responsabilidad!
• No recordar nuestras condiciones: Aunque estén especificadas en el contrato, será necesario recordárselas a nuestro cliente.
• No realizar copias de seguridad: Nunca sabremos cuándo vamos a necesitar estos documentos tan importantes.
• No insertar el logo de la empresa: Nuestra marca, trabajo y profesionalidad deberán quedar reflejados en la factura, por lo que no podremos olvidarnos de cuidar su aspecto e incluir el logo de nuestra empresa. Además de ser una herramienta legal, una factura es un recordatorio visual para nuestro cliente.
• No especificar cómo queremos cobrar: Debemos aprovecharnos de las nuevas tecnologías para poner en práctica los pagos electrónicos, evitando así plazos eternos e innecesarios.
• Añadir aspectos no previstos: Nuestras tarifas deben haber sido pactadas  previamente, de tal modo que si es necesario añadir conceptos no previstos tendremos que avisar previamente al cliente para informarle de ello.